W związku z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: RODO, przekazujemy następujące informacje. Poniższa klauzula informacyjna ma zastosowanie do prowadzonej przez Muzeum im. Wojciecha Kętrzyńskiego działalności statutowej do realizacji której Muzeum zostało powołane. Szczegółowe klauzule informacyjne, udostępniane są osobom, których dane osobowe Muzeum przetwarza w poszczególnych procesach przetwarzania danych.
Administratorem danych osobowych jest Muzeum im. Wojciecha Kętrzyńskiego reprezentowane przez Dyrektora, zwane dalej także „Muzeum”.
1. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
dane kontaktowe IOD:
Rafał Andrzejewski
e-mail: iod.r.andrzejewski@szkoleniaprawnicze.com.pl
telefon: +48 511 047 472
2. Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora?
Cel: Przetwarzamy Państwa dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszej działalności statutowej.
Do przetwarzania Państwa danych osobowych w zakresie prowadzenia przez Muzeum działalności statutowej dochodzi w szczególności w związku z:
- gromadzeniem i zabezpieczaniem muzealiów, w szczególności z poszukiwaniem eksponatów muzealnych, zakupem muzealiów, przyjmowaniem darowanych muzealiów, ich depozytów, wymiany, określaniem ich wartości;
- ewidencjonowaniem zbiorów muzealnych i pozyskiwaniem o nich informacji (zwłaszcza o wcześniejszych właścicielach), w tym poprzez prowadzenie ksiąg i kart inwentarzowych, także w formie elektronicznej;
- odbywaniem przez Państwa kwerend w zbiorach Muzeum;
- prowadzeniem konserwacji eksponatów, w tym gromadzeniem dokumentacji historycznej i technicznej obiektów, prowadzeniem ekspertyz konserwatorskich i dokumentacji technicznej obiektów;
- prowadzeniem działalności z zakresu ochrony dóbr kultury, w tym poprzez współpracę z instytucjami naukowo – badawczymi, antykwariatami, państwowymi jednostkami organizacyjnymi;
- prowadzeniem działalności naukowej, w tym organizowanie wydarzeń naukowych i udział pracowników Muzeum w zewnętrznych konferencjach, zjazdach, sympozjach;
- prowadzeniem działalności wystawienniczej i popularyzatorskiej, w tym z wystawami organizowanymi przez Muzeum;
- prowadzeniem przez Muzeum działalności edukacyjnej, związanej z odbywaniem lekcji muzealnych, współpracę ze szkołami i innymi placówkami edukacyjnymi;
- działalnością podejmowaną przez sponsorów na rzecz Muzeum;
utrzymywaniem przez Muzeum kontaktów z przedstawicielami mediów i środków masowego przekazu, w celu promocji działalności Muzeum; - gromadzeniem, opracowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem materiałów archiwalnych, w tym materiałów zarejestrowanych w formie filmu lub nagrania.
W związku z prowadzoną działalnością statutową, w zależności od jej charakteru, Muzeum przetwarza następujące Państwa dane osobowe: imię, nazwisko, dane kontaktowe – w tym adres korespondencyjny, informacja o posiadanym tytule lub stopniu naukowym, dane jednostki/instytucji/firmy, z którą związana jest określona osoba – jeśli dotyczy, numer telefonu, adres e-mail, dane dotyczące specjalności danej osoby w zakresie związanym z merytorycznym aspektem funkcjonowania jednostki/instytucji/firmy, rodzaj i numer dokumentu tożsamości (w przypadku, gdy zachodzi taka konieczność) – dostęp do innych danych na dokumencie tożsamości w celu weryfikacji tożsamości osoby.
Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych są:
a. właściwe przepisy RODO, w szczególności:
- art. 6 ust. 1 lit. b) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. c) – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
- art. 6 ust. 1 lit. e) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego
w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
b. właściwe przepisy prawa krajowego, w szczególności:
- ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach,
- ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
- ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- przepisy wykonawcze wydane na podstawie powyższych.
Państwa dane osobowe możemy przetwarzać również na podstawie wyrażonej wcześniej zgody np.: w celu otrzymania zaproszenia na organizowane przez nas wydarzenia.
Zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach innych niż realizacja zadań statutowych, możecie Państwo wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób w jaki ją Państwo wyrazili. Oświadczenie o wycofaniu zgodny można przesłać na adres korespondencyjny Administratora bądź mailowy podany powyżej.
4. Jakim kategoriom odbiorców udostępniamy Państwa dane osobowe?
a. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty uprawnione do otrzymania Państwa danych na podstawie przepisów prawa.
b. W razie zajścia takiej konieczności w sposób i w formie określonej przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego Państwa dane udostępnimy:
- osobom upoważnionym przez Muzeum do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych,
- podmiotom, którym Muzeum zleca wykonanie czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych,
- podmiotom prowadzącym działalność bankową, pocztową i kurierską,
- podmiotom świadczącym na rzecz Muzeum usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, a także podobne usługi,
- osobom prowadzącym kwerendy w zbiorach Muzeum,
- osobom prowadzącym prace naukowo- badawcze z wykorzystaniem zbiorów Muzeum.
5. Czy przekazujemy Pani/Pana dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?
Muzeum, co do zasady, nie planuje przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, aczkolwiek nie jest wykluczone zajście takiej konieczności, zwłaszcza w ramach współpracy międzynarodowej Muzeum lub odbywania kwerend w zbiorach Muzeum przez obywateli tych państw.
6. Jak długo przechowujemy Pani/Pana dane osobowe?
Przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas określony w szczegółowych przepisach prawa, a następnie przekazujemy je do archiwum.
Państwa dane osobowe przetwarzane przez Muzeum w związku z prowadzeniem działalności statutowej będą przechowywane wieczyście.
Wynika to ze szczególnej roli Muzeum jako instytucji gromadzącej dobra kultury
i dokumentację im towarzyszącą. Podstawy prawne takiego działania wynikają z:
a. art. 5 ust. 1 lit. e) RODO, który stanowi, że dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”).
W związku z powyższym, działalność Muzeum jako państwowej instytucji kultury w zakresie przetwarzania danych osobowych w aspekcie prowadzonej działalności statutowej podlega pod cele archiwalne w interesie publicznym, a także ma związek z prowadzonymi badaniami naukowymi i historycznymi.
b. obwiązującej w Muzeum „Instrukcji Archiwalnej”, przyjętej w trybie wynikającym z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. „Instrukcja Archiwalna” zalicza dokumenty związane z prowadzoną przez Muzeum działalnością statutową do kategorii archiwalnej „A”, tj. jako przechowywaną wieczyście.
7. Jakie macie Państwo uprawnienia wobec administratora w zakresie przetwarzanych danych?
Posiadają Państwo prawo:
a. dostępu do treści swoich danych, na zasadach określonych w art. 15 rozporządzenia,
b. do ich sprostowania, na zasadach określonych w art. 16 rozporządzenia,
c. ograniczenia przetwarzania, na zasadach określonych w art. 18 rozporządzenia,
d. wniesienia sprzeciwu, na zasadach określonych w art.21 rozporządzenia.
Korzystanie z uprawnień przysługujących osobie, której dane dotyczą, realizowane jest w oparciu o zasady i przepisy rozporządzenia, ustawy o ochronie danych osobowych, KPA oraz przepisów sektorowych.
8. Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego
W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez Administratora przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa urzędu ochrony danych. Adres: Biuro Prezesa Urzędu ochrony danych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.
9. Czy musi Pani/Pan podać nam swoje dane osobowe?
Podanie przez Państwa danych osobowych (dotyczy sytuacji, gdy Muzeum uzyskuje te dane bezpośrednio od Państwa) jest co do zasady dobrowolne, a zarazem konieczne do korzystania z usług działalności statutowej Muzeum – w szczególności w zakresie dostępu do zbiorów Muzeum, prowadzonej działalności naukowej i edukacyjnej. Odmowa podania danych będzie skutkowała niemożnością korzystania z usług działalności statutowej Muzeum.
10. Skąd mamy Państwa dane?
Otrzymaliśmy je od Państwa w związku z prowadzoną przez nas działalnością statutową, czyli zostały nam one udostępnione na mocy przepisów prawa bądź też za Państwa zgodą.
W sytuacji, gdy Muzeum przetwarza Państwa dane osobowe, a pozyskano je w inny sposób niż bezpośrednio od Państwa, to źródłem pochodzenia tych danych mogą być:
- źródła powszechnie dostępne w szczególności materiały zamieszczone w na stronach internetowych, w portalach społecznościowych, w wydawnictwach i publikacjach oraz dane kontaktowe tam umieszczone;
- źródła osobowe, w szczególności pracownicy innych instytucji kultury.
Powyższe dotyczy w szczególności danych identyfikacyjnych osoby (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail) w związku z prowadzonymi poszukiwaniami dóbr kultury i informacjami o nich.
11. Czy przetwarzamy Państwa dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Państwa prawa?
Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób umożliwiający zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowane, przetwarzane w innym celu niż te, o których mowa w punktach powyższych.